適用于多業務的資金賬戶管理系統如何設計?

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資金賬戶管理系統能準確反映資金的變動情況和確保客戶賬戶資金余額的正確性,隨著業務的發展,一個平臺可能會產生越來越多不同類型的業務。本文從資金管理系統的作用出發,對如何設計好資金賬戶管理系統展開了分析說明,供大家一同參考和學習。

有企業客戶開通了云流量服務,按實際使用量進行計費,然后再完成付款。

由于是先使用服務,后計費付款的模式,需要客戶先預存資金,以確保有充足的資金能夠完成付費,否則客戶將沒有使用權限。

客戶使用的流量服務,將進行實時計費,并從賬戶中扣除相應款項

在上述場景中,客戶的資金發生了先暫存、后消費的變動情況。

為了準確反映資金的變動情況,確保客戶賬戶資金余額的正確性,需要將客戶賬戶下的資金充值和使用的過程記錄下來,對資金賬戶進行管理。

01?資金賬戶管理系統是什么?

資金賬戶管理系統是為準確反映資金變動情況、確保客戶賬戶資金余額正確性,提供的以賬戶為載體,能夠管理資金的進項出項、記錄賬戶余額變動情況,并且能夠反映資金變動后結果的管理平臺

資金賬戶管理系統的核心功能分為兩塊,分別是「賬戶」和「資金」。

「賬戶」對應某個主體(可能是個人,也可能是一個企業),是其記錄、整理和匯總原始數據的載體。

「資金」是錢,在發生充值、使用等業務過程時會產生資金的變動,分別是資金的進項(充值、抵扣余額退回、取消抵扣)和資金的出項(抵扣、提取、取消充值)。

「資金」包含了資金的變動和記錄;「賬戶」會歸集資金變動記錄,從而能夠知道某個主體的賬戶下的資金變動詳細情況和資金累計值,例如累計充值金額、累計抵扣金額,以及當前余額。

02?為什么要做資金賬戶管理系統?

先看一個生活中常見的案例:

小明、小紅、小王到理發店剪了個頭發,需要付款 40 元。

結賬的時候,前臺告知目前有充值贈送的優惠活動,充 200 送 20 ,充 500 送 80 。

由于小明離這家店不是很近,沒有充值,選擇了現金支付 40 元;

而小紅因為經常到這家店消費,選了先充值后扣費的方式,提供了個人姓名、手機號等基本資料以及支付了充值金額 200 元。

前臺給了小紅一張會員卡,告知其本次消費后余額還有 180(=200+20-40)元,后續到店時可以出示會員卡,或直接報手機號進行消費。

小王也選擇了先充值后扣費,因為后面還考慮做燙染,所以直接充值了優惠力度更大的 500 元那一檔。

前臺給到小王會員卡,告知其本次消費后還有 540(=500+80-40)元。

在上述案例中,當店家收到小明支付的款項時,交易已經達成,產生了真實消費;

店家收到小紅和小王支付的款項時,并沒有產生真實消費,而是往小紅和小王各自的賬戶中進行了充值,當小紅和小王使用卡內余額進行扣費時,才產生了真實消費。

并且消費后,小紅和小王的賬戶還有剩余可用的金額,可供后續繼續消費。

過了半個月,小王打算來染個頭發,小紅也帶著女兒來理發店剪頭發。

結賬扣款的時候,前臺告知小紅本次消費后余額還有 100 元。小紅感到很奇怪,自己明明只有在充值那次用了40元,按理說這次扣了應該還有 140 元,怎么就只剩 100 元了呢?

——原來是之前其他客戶在使用余額消費的時候,前臺扣錯了,扣了小紅的余額。但是因為沒有具體扣費記錄,也不知道原本應該是扣哪個客戶的賬戶余額。為了平息客戶小紅,店家為小紅的賬戶補上了 40 元,目前余額為 140 元。

小王染發費用為 240 元,前臺告知小王本次消費后余額還有 340 元。小王納悶了,上次充值消費后還剩 540 元,這次扣了 240 ,怎么還有 340 元?

——原來是第一次小王充值消費的時候,前臺比較忙,就先口頭告知了小王消費后余額,后來忘了記錄當次消費單的扣款。如果不是小王自己提出,就少扣了 40 元了。前臺為小王的賬戶余額補扣了 40 元,目前余額為 300 元。

我們可以看到,當客戶選擇了先充值后消費的方式,客戶在平臺中會存在可消費、可使用的資金。

在這個過程中,如果沒有對賬戶和資金進行合理的管理,可能出現資金管控風險。

因此,針對客戶的資金,其變動過程和變動的結果,需要記錄下來,進行管理,以準確反映資金的變動情況和確保客戶賬戶資金余額的正確性。

而隨著業務的發展,一個平臺可能會產生越來越多不同類型的業務,需要在開展過程中應用資金賬戶管理系統。

例如 A 業務部門,針對 A 類客戶群體提供流量服務,需要先充值后結算抵扣;

B 業務部門,需要針對 B 類客戶群體在移動端 app 中提供服務,為了在 iOS 系統中能夠靈活定價商品,便于業務開展,選擇了讓客戶先通過 app 充值虛擬幣,再購買具體商品的模式。

那么這時候,我們要如何從整體進行抽象提煉,設計出一個適用多業務的資金賬戶管理系統呢?

03?設計思路

從賬戶和資金這兩點出發,分別對應增刪改查這幾個功能模塊。

資金賬戶管理的整體介紹如下:

1. 關于賬戶

(1)增:創建賬戶

創建賬戶是指為某個主體建立一個新的載體,用于記錄、整理和匯總原始資金數據。

創建賬戶的出發點是即將有業務要在該載體上發生,業務的起點是客戶要充值。

如果該客戶此前并沒有對應賬戶,則需要先為客戶創建賬戶,然后把相應的資金充值到賬戶中,后續客戶需要使用資金時,也從該賬戶中扣款。

創建賬戶的方式包括人工創建系統創建

結合上文,當客戶要充值時,如果客戶并沒有賬戶,需要先創建賬戶。

這里存在的場景分別有客戶經理與客戶線下達成了營收,成單后,客戶經理需要在平臺中為客戶充值款項;客戶自主在線發起充值。

在客戶經理為客戶創建賬戶并充值的場景中,客戶經理在系統中輸入相關客戶信息和賬戶信息,為客戶人工創建好賬戶;在客戶自主發起充值的場景中,系統可以自動獲取相關信息,由系統完成賬戶的自動創建。

創建賬戶屬性包括:業務類型、賬戶主體、適用體系、開票方式等。

其中,業務類型是用于區分不能共用的不同業務之間的款項的標記。

例如軟件類商品、課程類商品、流量計費類商品,如果在業務上,客戶就是專門為后續消費某類商品而發起的資金充值,相當于資金是只能給某類商品使用的,那么需要按照業務類型進行標記區分。

適用體系是指當前賬戶內的資金能夠使用的體系是什么,包括 iOS 和非 iOS 。

因為當客戶使用的系統是 iOS 時,通過 app 充值是走的蘋果內購,此方式下客戶充值的款項是先給到蘋果公司,再由蘋果公司與我們的平臺進行結算,蘋果公司要分成其收入的 30% 作為平臺費用,最終平臺真實收到的款項只有客戶支付款項的 70% 。

而其他渠道下充值,款項是直接給到平臺的。這兩種方式下,客戶充值的資金流是不一樣的,款項收到了不同商戶主體下。蘋果公司規定,數據不與其他系統互通。

同時,客戶若后續有退款、開票之類的訴求,也是直接聯系蘋果公司處理的,不經由我們的平臺處理。因此,通過 iOS 系統和非 iOS 系統充值的款項需要進行標記區分管理。即同一個客戶同一個 app ,如果在 iOS 系統和安卓系統中分別充值了,款項是不互通的,會存在兩個賬戶中,分別對應不同的賬戶適用體系。

開票方式是當客戶的賬戶資金發生變動時,是否要給客戶開票,如果要開票,要在什么時候給客戶開票的標記。開票方式包括充值時開票、抵扣時開票、不開票。

由于開具發票的前提是發生了納稅義務,而在充值抵扣的業務中,確認納稅義務的發生有以下兩種情況:

①充值資金時就發生了納稅義務。

例如游戲中客戶充值虛擬幣要購買道具。游戲公司收取款項,為玩家提供虛擬貨幣的服務已經發生,此時納稅義務已經發生,應當繳納增值稅。

這種情況下,是充值時就開票的。如果納稅人因兼營多個不同稅率增值稅項目,無法分別核算,則應繳納的稅率為多個增值稅稅率中的最高值。

②消費資金時才發生納稅義務。

例如一家酒店的會員卡充值,卡內余額可以用于消費不同類型的服務或商品,例如住宿、餐飲或商店內購物。

而提供不同的服務時適用的增值稅稅率是不同的,只有真正消費時才知道購買的是什么,確認納稅義務。

如果是抵扣時開票,因為消費后再開具發票,能分別核算,按所提供的商品或服務的適用稅率或者征收率計算繳納增值稅即可。

資金變動影響開票,最小顆粒度應該是開票方式跟著資金走,但是為了管理統計上更加方便些,可以將開票方式的標記抽象出來,放在賬戶這一層面,結合賬戶業務類型標記,對同一個賬戶的資金變動進行統一的開票方式管理。

當賬戶本身進行業務類型的區分后,一個賬戶對應到一個業務類型,不會同時存在充值時發生納稅義務和消費時又發生納稅義務的情況。

另外,前文有提到賬戶充值存在不同體系的可能性,當充值賬戶的適用體系為 iOS 時,由于款項是先給到蘋果公司,再與我們的平臺結算,平臺與客戶沒有產生直接的資金交互,所以這類賬戶下的資金不管是發生充值還是抵扣業務,平臺都是不給客戶開票的。

(2)刪:賬戶注銷

賬戶注銷表示賬戶不再使用,要對賬戶信息進行刪除銷毀處理。

當客戶決定不再使用我們平臺的業務,確定不會再在我們平臺中開展業務時,為了避免后續不必要的金融糾紛和數據信息風險,可以選擇注銷賬戶。

若需要發起賬戶注銷,由于賬戶中原來存在資金流動,需要判斷賬戶相關資金是否處理完畢,有必要提醒客戶注銷所帶來的風險與損失。

(3)改:修改賬戶信息、修改賬戶狀態

賬戶的修改包括修改賬戶信息修改賬戶狀態

修改賬戶信息和賬戶狀態是指當賬戶的業務屬性、業務狀態發生變化時,為保證業務數據與系統數據的一致,需要在系統中進行相應的信息修改。

賬戶關鍵屬性一般是不允許修改的,具體可以根據實際業務進行考慮,如果實際業務中沒有其他屬性是可以進行修改的,這個功能可以暫緩考慮。

賬戶關鍵屬性有賬戶主體、適用體系、業務類型、開票方式。

其中賬戶主體、適用體系、業務類型是在賬戶創建之初就明確的,不同的主體、體系、業務類型會創建對應的不同的賬戶,不應該發生變化;

如果是賬戶內的資金發生了歸屬對象的變化,可以通過轉移資金的方式解決。

開票方式本身是由賬戶所屬的業務類型和適用體系決定的,這兩個屬性不會發生改變,因此,開票方式也不存在修改的場景。

賬戶狀態有正常、已凍結。

當賬戶狀態為正常時,可以針對賬戶做的修改狀態的操作為“凍結賬戶”,凍結后,賬戶將被限制,不可使用。

需要對賬戶進行凍結的場景及相應的處理方式有:

①客戶遺失了卡,辦理掛失,員工為客戶進行凍結處理;

②賬戶發生盜刷情況,客戶要求凍結賬戶,員工為客戶進行凍結處理;

③客戶賬戶透支部分逾期未還款,系統判斷進行凍結處理;

④客戶賬戶透支金額超過信用額度,系統判斷進行凍結處理;

當賬戶恢復正常時,也可以為賬戶進行“解除凍結”處理。

(4)查:查詢賬戶

查詢賬戶即按指定的條件篩選出目標賬戶,可以查看目標賬戶的數量、業務屬性,以及賬戶下資金的使用情況。

賬戶的業務屬性有:客戶名稱、業務類型、適用體系、開票方式;

前文提到,賬戶是記錄、整理和匯總原始數據的載體。賬戶下的資金的使用情況包括賬戶余額、賬戶收入總和以及賬戶支出總和。

客戶經理可以查看自己負責的客戶目前賬戶的資金余額情況,如果余額快要用完,可以去跟進營銷;客戶可以查看自己的賬戶資金余額情況,看是否需要充值。

我們查看的賬戶資金使用情況是一個實時的累計值,是會隨時變化的。

賬戶余額由賬戶收入總和與賬戶支出總和之差計算得出,即:賬戶余額=收入總和-支出總和

其中賬戶余額還分為 當前可用余額當前不可用余額

當前不可用余額產生的場景如下:

①現金資金的提取和贈送金額的充負業務,如果還未通過審核,這部分金額會被暫時凍結,記為當前不可用余額;

②贈送金額有「有效期」的概念,即贈送的金額可以指定這部分金額的生效時間范圍。如果統計時,存在贈送金額還未到生效時間,則這部分金額是未生效余額;如果存在贈送金額已經超過生效時間,但沒有被使用,則這部分金額是已過期未使用。

2. 關于資金

(1)增:賬戶充值、退回抵扣

資金的增,即資金的進項,包括賬戶充值退回抵扣

賬戶充值是指與客戶達成營收后,在平臺為客戶充值款項。

充值的場景包括客戶經理與客戶線下達成營收,成單后,客戶經理需要在平臺中為客戶充值款項;或者是客戶自主在線發起充值。

充值的資金類型包括 現金贈送金額

其中贈送金額是指作為客情贈送或有充值贈送、充值返利的市場策略,給到客戶的除充值部分外贈送的金額。

由于是贈送的金額,不是客戶真實付款充值的,可以通過規定有效期的方式,給客戶心理造成一種緊張感,敦促客戶在規定時間內消費,同時盡可能降低成本。

當充值的資金類型為現金時,可以由客戶經理為客戶充值,也可以由客戶自主發起充值。充值時如符合充值贈送的市場策略,則系統將自動為客戶賬戶完成贈送金額的充值。

當贈送金額是在維護客情的場景下贈送給客戶時,需要由客戶經理在業務系統中發起直充,贈送部分金額需要經過審核人員確認才可生效

退回抵扣是指當使用余額抵扣的訂單需要退貨或者退款時,抵扣部分的款項的退回。

當原訂單完成退貨或退款時,資金需要退回到對應的賬戶中;后續如果又產生了新訂單,再執行扣費,從賬戶余額中進行扣款。

(2)刪:余額抵扣、資金提取、資金充負

資金的刪,即資金的出項,包括余額抵扣資金提取資金充負

余額抵扣是指客戶在購買商品或服務后,使用賬戶余額進行抵扣。

產生消費訂單后,如客戶賬戶中有余額,可以選擇使用賬戶余額進行抵扣。當訂單使用賬戶余額完成支付時,產生一條扣費流水,賬戶余額減少。

如果賬戶余額小于需支付的訂單金額,可以選擇先充值至充足的余額,再進行抵扣。例如當平臺有充值贈送或者充值返利等促銷活動時,可以提醒客戶先充值,再扣款;或者是使用余額抵扣一部分訂單金額,剩余部分使用其他方式完成支付。

資金提取是指客戶從賬戶可用余額中取出款項。由于只有現金余額是通過客戶真實付款產生的,贈送金額本身就是贈送給客戶的,沒有收取客戶款項,所以資金提取只針對現金。

資金提取可能存在的場景是,客戶不想繼續使用或購買平臺的產品了,想把剩余的資金都取出來。

當客戶需要提取資金時,需要記錄客戶收款賬號(銀行賬號或者是支付寶賬號)和提取原因。

①為什么要記錄客戶收款賬號?

為了便于統計和使用,了解某個主體下的資金變動情況和資金變動結果,會基于賬戶這個載體記錄資金變動情況和匯總累計值。即資金增加后可以看到賬戶上增加了余額,資金減少后可以看到賬戶上減少余額。

賬戶中的資金在增加時,有很多種支付方式,現金、支付寶、微信……在資金提取的時候,也是基于賬戶進行的,提取的資金不對應到某次充值,無法得知當前提取的資金額在充值的時候是怎么收款的,因此也沒有「原路退回」這一說,需要采集客戶的收款方式,由財務線下處理款項退回給到客戶。

②為什么要記錄提取原因?

資金提取需要說明原因,經過審核人員確認后,再由財務人員線下處理退款,轉賬給客戶,同時賬戶中減少相應資金金額。

另外,如果提取的金額在審核狀態下,這部分金額將被暫時凍結,不計入可用余額,避免當提取審核通過后,發生賬戶余額不夠提取的情況。

資金充負是指,為賬戶中的贈送金額余額做一個負值的充值。

可能存在的場景是,客戶不想繼續使用或購買平臺的產品了,賬戶中剩余的現金提取出來后,還需要把原來贈送的金額處理掉。

如果贈送金額增加時,是通過促銷策略產生的,那么在提取現金余額時,可以按充值時的約定,例如按比例對贈送金額余額進行扣減;

如果增加金額增加時,是通過直充產生的,那么當需要抹掉這部分金額時,可以為贈送金額做充負處理。

同樣,資金充負需要說明原因,經過審核人員確認后,賬戶中減少相應資金金額。

如果充負的金額在審核狀態下,這部分金額將被暫時凍結,不計入可用余額,避免當充負審核通過后,發生賬戶余額不夠扣減的情況。

(3)改:資金狀態

資金的修改指資金狀態的修改

資金的狀態是跟進業務流程自動改變的。比如當資金發生提取或者充負時,還未通過審核,這部分金額會被凍結,通過審核后,這部分金額就會解除凍結,同時余額減少。

資金的修改這里不包括修改資金信息

因為資金的信息,例如所屬客戶、所屬賬戶,如果需要改變,通過資金的提取和充值即可轉移;資金余額本身是一個統計值,是一個累計的結果,不存在改變的場景。

(4)查:流水明細

查詢流水明細是指按指定的條件篩選出目標流水,流水是指資金變動的結果記錄。可以查看目標流水中記錄的數據,以了解資金的變動情況,核實確認賬戶中的資金余額統計是否準確。

流水明細中需要記錄當前變動資金的所屬客戶、所屬賬戶、資金類型、變動金額、交易類型、變動時間、關聯單據、操作人、簽單人。

其中,交易類型是指資金變動時對應的交易性質。分為資金進項(充值、退回抵扣)和資金出項(抵扣、資金提取、資金充負)兩類。

關聯單據是指資金變動時對應的記錄交易情況的憑據。

不同的交易類型有其一一對應的單據,

如充值時,關聯單據是充值單;退回抵扣時,關聯單據是退款/退貨單;

抵扣時,關聯單據是使用余額抵扣的訂單;資金提取時,關聯單據是提取申請單;資金充負時,關聯單據是充負申請單。

04?小結

資金賬戶管理系統的關鍵詞即「賬戶」和「資金」。

其中「賬戶」是載體,「資金」會基于載體發生變動,由載體進行記錄和歸集。

從「賬戶」和「資金」出發,明確其增刪改查功能模塊對應的業務訴求,梳理設計思路。

 

作者:產品BBQ;公眾號:產品BBQ,歡迎溝通交流~

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