如何設計進銷存系統的財務模塊(2)——對賬與報表

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編輯導語:進銷存系統是為了對企業生產經營中進貨、出貨、批發銷售、付款等進行全程進行(從接獲訂單合同開始,進入物料采購、入庫、領用到產品完工入庫、交貨、回收貨款、支付原材料款等)跟蹤、管理而設計的整套方案。接下來,本文作者為我們講解了如何設計進銷存系統的對賬與報表。

接上一篇文章《如何設計進銷存系統的財務模塊(1):成本與記賬》,整體財務中心模型如下圖,本篇主要講述對賬和財務報表。

1. 對賬

對賬是企業與供應商或者客戶對清楚某一段時間內雙方發生的業務往來。

1.1 與供應商對賬

1.1.1 結算周期

與供應商的對賬單按照合同的結算周期生成。

1.1.2 對賬單據

這里會根據商品性質區分不同的單據來跟供應商對賬結算。

經銷商品由于入庫后貨權即轉移,一般會對結算周期內已入庫的采購單、已出庫的采退單、已確認的費用單進行對賬;代銷商品是售賣后貨權直接從供應商轉移給客戶,一般是對結算周期內已出庫的銷售訂單、銷售退貨單進行對賬。

如果是本公司代供應商保管的商品,還應根據合同,對倉庫內發生的盤盈虧、報損進行對賬。

舉個例子:與供應商簽訂的經銷合同結算方式為月結,6月1號會自動將5月出入庫的單據生成對賬單。假設5月發生的所有經銷業務如下表,6月1號的賬單初始金額為100-22+180=258.00。

若企業與供應商還簽訂了返利條款,基于含稅進貨額返利1%,則企業應從供應商處收取的返利為:258.00*1%=2.58,那么最終對賬金額為258.00-2.58=255.42。

注意對賬的同時會核對供應商開來的發票,發票可能會有藍票、票折、折讓多種方式,根據業務的需要決定系統是否要設計發票錄入的功能。

1.2 與客戶對賬

1.2.1 結算周期

與下游客戶的對賬單也按照合同的結算周期生成。

1.2.2 對賬單據

一般會對結算周期內已出庫的銷售訂單、已入庫的銷售退貨單、已確認的費用單進行對賬;如果是大客戶,一般也會簽訂一些給客戶的返利條款,在對賬時根據條款的基數和比例計算應返費用即可,邏輯與跟供應商的對賬是一樣的,只是角色互換一下。

2. 財務報表

2.1 進銷存報表

進銷存報表的內容,是根據“期初+本期發生=期末”這個公式制定的,維度可以根據企業的需要自定義,主要包括:

  1. 期初庫存數量、期初庫存金額;
  2. 本期入庫數量、本期入庫金額、本期出庫數量、本期出庫金額;
  3. 期末庫存數量、期末庫存金額。

期初和期末還是比較好理解的,本期發生這一項,不同企業可能會有不同的要求,并不一定所有的入庫都會記在本期入庫、所有出庫都會記在本期出庫。

例如:采購入庫會記入本期入庫,調撥的出庫和采購退貨也會記入本期入庫,但是會記負數;銷售會記本期出庫,銷售退貨也會記本期出庫,為負數。

一般金額會同時記含稅和去稅,財務只用去稅金額做賬。

這時可能會帶來稅差問題,也就是說期末去稅金額根據“期初+本期發生=期末”這個公式計算出來,是不成立的,有兩種辦法可以解決:

  1. 如果成本采用的是移動加權,在成本移動時直接用去稅金額移動;
  2. 如果成本是用含稅金額移動的,在出報表時,可以增加一個稅差金額作為調整項。

2.2 銷售收入/成本報表

這份報表是將當月銷售的每個經銷商品的收入、對應銷售的成本進行統計并展示的報表,可以據此來計算商品毛利,是非常重要的經營管理報表。

可根據需要按照不同維度區分:例如分為明細報表、倉庫匯總報表、商品匯總報表、訂單匯總報表。

統計單據&節點

  • 銷售訂單出庫
  • 銷售退貨單入庫
  • 銷售訂單/退貨單關聯的差異單出/入庫

收入金額是訂單/退貨單上的金額,例如銷售單S001中,一瓶可口可樂銷售時的單價是5,銷售了4瓶,則這個訂單這個sku對應的收入為2.5*4=10。

成本的取值:可參考上一篇文章中講的移動加權計算成本的方法,銷售訂單出庫時成本不產生移動,也即出庫時,當前倉庫中這個SKU的移動加權成本是00,那么這筆訂單中這個SKU的銷售成本就是2.00;銷售退貨單入庫時的成本取關聯的銷售訂單SKU出庫的成本,入庫后成本移動。

第3點的例子中,這個訂單這個sku對應的成本為2.0*4=8。

2.3 應收賬款報表

2.3.1 應收賬款余額報表

提供未核銷的應收賬款的明細記錄,下圖提供了明細余額報表的參考模板,可根據業務需要,額外提供客戶維度的匯總余額報表。

2.3.2 應收賬款核銷

提供已核銷的應收賬款的核銷記錄,下圖提供了明細核銷報表的參考模板。

2.4 應付賬款報表

2.4.1 應付賬款余額報表

提供截止當前時間或某一時間點的應付賬款明細,其實就是采購單、采購退貨單等業務單據的金額。

2.4.2 應付賬款供應商余額報表

提供截止當前時間或某一時間點的供應商余額的匯總,提供實時查詢的功能和每天跑一次報表的功能基本能夠滿足所有需求。

2.4.3 應付賬款核銷記錄報表

提供截止當前時間或某一時間點的核銷記錄,下圖提供了參考模板:

2.5 預收賬款報表

2.5.1 預收賬款余額報表

提供未核銷的預收賬款的明細記錄,下圖提供了明細余額報表的參考模板,可根據業務需要,額外提供客戶維度的匯總余額報表:

2.5.2 預收賬款核銷報表

提供預收賬款被核銷的明細記錄,下圖提供了明細核銷報表的參考模板:

2.6 預付賬款報表

2.6.1 預付賬款余額報表

提供未核銷的預付賬款的明細記錄、供應商維度的余額匯總,下圖分別提供了明細和供應商余額的參考模板。

預付款可能不同公司會有不同的管理,例如需要作為供管同學下單的參考,或者根據已經入庫的商品核對真實的預付款余額等,為了應對不同業務的需要,預付款可能需要多個字段,根據不同節點記入不同的金額變動。

 

本文由 @安妮 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

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